Sie kennen es sicher auch: Da gibt es Aufgaben, die erledigen Sie wie eine Rakete und sind auf einem Tempo unterwegs, dass Ihr Umfeld nur so staunen kann. Und dann gibt es auch die anderen Aufgaben. Meist schieben Sie sie ein wenig vor sich her, weil Sie genau wissen, wie mühsam das wieder wird…

Genau hier setzt das sogenannte Pareto-Prinzip an. Es ist ursprünglich von Vilfredo Pareto im Jahr 1906 entdeckt worden, als er festgestellt hat, dass in Italien 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent vom Boden besitzt. Aber was hat das mit Ihrer Zeit zu tun?

Die 80-20-Regel

Die doch interessante Beobachtung ist lange Zeit in Vergessenheit geraten und kaum aufgegriffen worden. Eigentlich spannend, wenn man bedenkt, wo es uns überall begegnet: 80 Prozent der Weltbevölkerung verfügen über weniger als 20 Prozent des Wohlstands, auf 20 Prozent der Landfläche leben 80 Prozent der Bevölkerung, in der Arbeit widmen Sie 80 Prozent Ihrer Aufmerksamkeit oft nur 20 Prozent Ihrer Tätigkeiten und so weiter. Schauen Sie sich einmal ganz bewusst um und Sie werden sehen, dass Ihnen das Pareto-Prinzip ständig und überall begegnet.

Lassen Sie uns aber noch einen Schritt zurück machen und kurz anschauen, was es eigentlich genau bedeutet:

Die 80-20-Regel stellt fest, dass unser Aufwand nicht immer dem Ergebnis entspricht. Ganz im Gegenteil: 80 Prozent unserer Ergebnisse werden mit 20 Prozent von unserem Aufwand erreicht. Die übrigen 20 Prozent vom Ergebnis verschlingen 80 Prozent von unserem Arbeitsaufwand!

Pareto und das Zeitmanagement

Die beschriebene Tatsache beziehungsweise Erkenntnis ist fundamental im Bereich vom Zeitmanagement! Überlegen Sie sich einmal, was das Pareto-Prinzip für Ihre Aufgaben im Arbeitsalltag bedeuten kann! In einem Fünftel des Zeitaufwandes erledigen Sie 80 Prozent Ihrer Aufgaben! Stellen Sie sich vor, Sie würden all Ihre Aufgaben mit dieser Effizienz erledigen.

1. Schritt: Ihre Aufgaben

Um für Sie hier Möglichkeiten zu entwickeln, müssen Sie sich in einem ersten Schritt eine Liste all jener Tätigkeiten und Aufgaben schreiben, die Sie erledigen müssen. Überlegen Sie sich einmal zu allen Tätigkeiten und Aufgaben, die Sie auf Ihrer Liste stehen haben, ob sie Ihnen schnell und leicht von der Hand gehen, oder ob sie eher in die Kategorie „Energie- und Zeitfresser“ fallen. Seien Sie dabei sehr kritisch und ehrlich und ich rate Ihnen auch, insbesondere bei den Energie- und Zeitfressern nochmals ganz genau zu hinterfragen, ob Sie diese tatsächlich machen müssen. Und wenn Sie sie tatsächlich machen müssen, in welchem Umfang beziehungsweise in welcher Qualität Sie sie machen müssen.

2. Schritt: Wobei sind Sie besonders effizient?

Wenn Sie Ihre Liste mit Aufgaben erstellt haben, müssen Sie noch zwei weitere Schritte machen:

Schauen Sie sich in einem ersten Schritt an, was die Aufgaben sind, die Sie besonders effizient erledigen – also all jene Aufgaben, die Sie mit 20 Prozent von Ihrem Aufwand schaffen. Das sollte eigentlich laut Pareto-Prinzip der Großteil Ihrer Aufgaben sein. Was genau macht Sie hier so effizient? Warum arbeiten Sie hier so motiviert, fokussiert, rasch? Können Sie dabei Strategien oder Muster erkennen und wenn ja, wie sehen diese Muster genau aus? Versuchen Sie hier so präzise wie möglich festzumachen, warum es Ihnen so gut gelingt, mit 20 Prozent von Ihrem Aufwand so viel zu erreichen.

3. Schritt: Ihre Zeit- und Energiefresser

Im letzten Schritt schauen Sie sich die laut 80-20-Regel deutlich kürzere Liste mit jenen Aufgaben an, die Sie am meisten Aufwand kosten. Versuchen Sie herauszufinden, warum sie so viel Aufwand brauchen! Vielleicht erkennen Sie, dass Sie in manchen Bereichen einen zu hohen Qualitätsanspruch haben, vielleicht erkennen Sie auch, dass Sie in manchen Bereichen durch mehr Erfahrung, Schulung, Können oder auch gelernter Kompetenz mehr Effizienz erreichen könnten.

Schritte für Ihren Alltag

Dein Ziel im Bereich Selbst- bzw. Zeitmanagement sollte es sein, mit deinen Zeit-/Energie-Ressourcen bewusst und reflektiert umzugehen. Schauen Sie sich also genau an, was Sie brauchen, um diese Aufgaben mit weniger Aufwand zu erledigen.

Werfen Sie auch noch einmal einen Blick auf Ihre Strategien für die Aufgaben, die Ihnen effizient gelingen. Was müssen Sie tun, um diese Strategien bei den aufwändigeren Aufgaben anwenden zu können? Nicht jede Strategie wird 1:1 übertragbar sein – seien Sie kreativ und probieren Sie Unterschiedliches aus! Setzen Sie sich kleine Ziele und „Lernpakete“ und halten Sie anfangs regelmäßig Rückschau, ob es Ihnen gelungen ist, die aufwändigeren Aufgaben und Tätigkeiten effizienter zu erledigen.

Manchmal hilft auch ein Blick von außen! Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Zeit- und Energie-Ressourcen herauszufinden und bewusst zu optimieren. Melden Sie sich bei uns! Wir freuen uns auf Sie!